Документ "Ведомость списания материалов М-29".

 

Бухгалтерия часто требует документ, в соответствии с которым должны списываться материалы в закрываемом отчётном периоде. Мы попытались создать такой документ. Впервые этот документ появился в версии 9.0.0.0.

Наша "Ведомость списания материалов М-29" намеренно не соответствует утверждённой форме М-29, поскольку эта форма слишком сложна и вряд ли используется в небольших строительных фирмах, на которых ориентирована программа Смета 2007.

Рис.1 - Документ "Ведомость списания материалов М-29"

 

Ведомость М-29 создаётся на основе документа "Акт о приёмке выполненных работ КС-2". Если в книге нет документа Акт КС-2, программа сможет создать только пустой бланк документа "Ведомость М-29".

Было бы не плохо, чтобы в текущей книге также была и Смета, на основе которой был сформирован Акт КС-2, являющийся родительским для создаваемой ведомости М-29, поскольку процесс создания  М-29 сводится к следующему:

Программа делает выборку ресурсов(материалов и механизмов), запроцентованных в "родительском" Акте КС-2, после этого анализирует "родительскую" Смету, находит там ресурсы, соответствие каждому ресурсу из только что сделанной выборки, сопоставляет их, сравнивая объёмы и на основе этих данных заполняет создаваемый документ "Ведомость М-29" (см. Рис.1).

Важно! При создании документа М-29, программа сопоставляет ресурсы из КС-2 и Сметы по совпадению не только наименования ресурса, но и его единицы измерения!
Например, если в КС-2 имеется ресурс "Огнебиозащита Сенеж, 25л." с единицей измерения "кан"(канистра), а в Смете этот же ресурс "Огнебиозащита Сенеж, 25л." имеет единицу измерения "шт"(штук), то программа в документе М-29 выведет их в двух разных строках, как разные ресурсы:

Рис.2 - Разные единицы измерения в Смете и Акте КС-2.

 

На Рис.2 видно, что программа вывела один ресурс тремя строками: ресурс в строке 17 есть в Акте КС-2, но отсутствует в Смете, а ресурсы в строках 18 и 19 есть в Смете, но отсутствуют в Акте КС-2.

Также, обратите внимание на строку 17 на Рис.2: в предпоследнем и последнем столбце этой строки программа показывает перерасход материала по этой позиции. Т.е. в процентовке запроцентован больший объём, чем запланирован в Смете.

Конечно, в этом конкретном случае, я создал такую ситуацию искуственно, для демонстрации, предварительно, до формирования М-29, исправив в Смете единицу измерения у ресурса "Огнебиозащита Сенеж, 25л." так, чтобы она отличалась от той, что указана в КС-2. Теперь рассмотрим, как исправить подобную ситуацию!

Очевидно, что нужно проверить и исправить единицы измерения у соответствующих ресурсов так, чтобы они совпадали и в Смете и в Акте КС-2. После этого сформировать документ заново.

При исправлении единиц измерения будьте внимательны и помните, что "приводить к одному знаменателю" можно только аналогичные единицы измерения, изменение которых не повлечёт за собой изменения цены. Например канистры можно заменить на штуки, т.к. это, в данном случае, одно и тоже, но нельзя заменить, мешки (например если речь идёт о цементе) на тонны, т.к. у этих единиц измерения разная цена.

Теперь, чтобы исправить ед. измерения, нам нужно быстро найти в Смете или в Акте КС-2 "нужный" ресурс. Для этого есть 2 способа.

1. Способ: В столбце 2 Ведомости М-29 обозначена позиция ресурса, под которой его нужно искать в Смете.

Например, у строки 18 (Рис.2) во втором столбце написано: "Р1-2,1"! Это значит, что эта позиция в документе Смета находится в 1-ом разделе (Р1) и её номер в этом разделе - "2,1", т.е. это первая строка материал у второй расценки в 1-ом разделе. А у строки 17 во втором столбце - пусто! Это значит, что этой позиции в документе Смета нет!

2 Способ: На ленте и в контекстном меню есть две команды, предназначенные для поиска позиции из М-29 соответственно в Смете и в Акте КС-2:

Рис.3 - Контекстное меню для документа "Ведомость списания материалов М-29".

 

Выделите одну или несколько ячеек в строке, содержащей ресурс, который хотите найти и кликните на соответствующем элементе в контекстном меню (Рис.3) или на ленте Excel: "Найти в Акте-КС-2" или "Найти в Смете".

Одно важное замечание!
Если выделена только ОДНА ячейка, причём любая, в строке, содержащей искомый ресурс, то поиск будет производиться только по наименованию ресурса. Чтобы искать ресурс по совпадению и наименования, и единицы измерения, нужно предварительно выделить ДВЕ или более ячеек в строке, содержащей искомый ресурс.

Что ещё можно добавить об этом документе?

После того, как документ "Ведомость М-29" сформирован программой, его вполне можно поредактировать вручную, я имею ввиду "тело" таблицы: какие-то ресурсы удалить, или наоборот, добавить, изменить объёмы.

В этом документе для удаления и добавления строк никаких программных инструментов не предусмотрено (как, например, в документе "Дефектовка"), а это значит, что выполнять эти действия можно (и нужно) стандартными средствами Excel.

Конечно, документ имеет опредёлённую структуру, именованные диапазоны, которые используются программой для работы с ним, поэтому при ручном редактировании нужно быть аккуратным. Но, если Вы случайно повредите документ, редактируя его - не страшно - его всегда можно сформировать заново.

Конечно, для изменения реквизитов документа, таких как дата, контактное лицо, и т.д. нужно пользоваться окном свойств документа:

Рис.4 - Окно свойств документа "Ведомость списания материалов М-29".

 

Физически, документ "Ведомость списания материалов М-29" создаётся на основе шаблона, который представляет из себа чистый бланк документа. Шаблон документа "Ведомость М-29" поставляется с программой Смета 2007, называется - "Ведомость списания материалов (М-29).xltx" и располагается, наряду с шаблонами других документов, в папке, предназначенной для хранения шаблонов документов. По умолчанию, это папка: "C:/Пользователи/[имя пользователя]/Документы/Смета 2007/templates/DocTemplates/".

Также, любой из шаблонов, используемых для создания документов в программе Смета 2007 можно скачать на специально предназначенной для этого странице Шаблоны документов